Cara Membuat Mail Merge di ms word 2007 dengan Cepat

Advertisement

pada kesempatan kali ini penulis mau posting nih, untuk tips membuat mail merge di word 2007 dengan cepat.
nah bagaimana cara ? yu kita bahas tuntas setuntas silet. he
pertama-tama apa yang mesti di persiapkan, ya pastinya buka dulu laptop/pc anda.
lalu arahkan ke star dan ms.wordnya.
sedikit pembahasan mengenai Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

langkah-langkahnya:
Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :
Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard.
(lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007

Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.
(lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007

Pilih Use the current document kemudian klik Next.
                                                                (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.
                                                                          (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007

Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.
Klik Customize columns.
 (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.
 (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)
(lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
Jika dirasa sudah cukup klik OK
(lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK
                                                                     (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.

 (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.
 (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan. 

(lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Pada pilihan write your letter, pilih More item

                                                                  (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert.

 (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007

Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.

                                                                      (lihat gambar)

cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

                                                                    (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007

Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.
                                                                      (lihat gambar)
cara membuat mail merge di ms.word 2007
cara membuat mail merge di ms.word 2007
jadi dech, gmna bingung atau pusing, hmmm masa?
di coba lagi dech kalau pusing hehe.
sampai disini dulu untuk postingan mengenai cara membuat mail merge yang cepat.
sumber: ketikankomputer.blogspot.com




Advertisement